För oss på Transkribering.nu är kundens sekretess alltid
mycket viktig. Vi har tydliga rutiner för hur vi handskas med de ljud- och
textfiler vi arbetar med. Vi tillser alltid att den information som finns i
ljudfilerna vi tar emot inte på något sätt blir tillgänglig för någon annan än den
person (ibland personer) hos oss som arbetar med materialet.
Inga filer via e-post
För mig som anställd innebär rutinerna att jag enbart tar
emot och laddar upp filer i vårt interna system Teamwork. I förekommande fall
tar jag också emot filer på USB. Jag skickar aldrig några filer via e-post.
Allt raderas
Den ljudfil som jag ska arbeta med laddar jag ner till min
dator och den finns där under tiden jag arbetar med transkriberingen. Så fort
en transkribering är klar och textfilen är skickad till kunden raderar jag alla
filer från min dator.
Diskretion
Transkribering.nu är en distansarbetsplats och jag som
anställd är fri att välja var jag vill sitta och jobba. Jag är dock bunden till
regeln om att aldrig placera mig på en plats eller på ett sätt så att någon
annan än jag själv kan ta del av informationen i ljud- eller textfilerna. Denna
restriktion gäller naturligtvis även gentemot familjemedlemmar om jag väljer
att arbeta hemifrån.
En viktig och ibland klurig del av diskretionen och sekretessen i arbetet är att inte prata med andra utanför företaget om innehållet i ljudfilerna. Det är självklart för oss att aldrig nämna namn eller specifik information från intervjuerna. Men mycket av informationen och innehållet är dock inte specifik på det sättet utan allmän fakta, men kan ändå vara så pass speciell att det kan verka anmärkningsvärt att någon utanför branschen känner till det. Det handlar om fakta som hamnar utanför det som kan tänkas tillhöra allmänbildning. För mig som privatperson blir det då svårt att prata om eller beskriva ämnet utan att berätta hur jag tillskansat mig informationen. I samtal med vänner och bekanta gäller det därför för oss på Transkribering.nu att använda vårt goda omdöme och skilja på sådant som är okej att prata om i allmänna termer, och annat som en helt enkelt måste låta bli att berätta eller nämna.
Ytterligare åtgärder
Utöver våra generella rutiner kan du som kund alltid be om
ytterligare åtgärder för att öka sekretessen. Om du helt vill undvika att ladda
upp och ladda ner filer i vårt interna system kan vi istället ta emot och
överlämna dem på USB. Det går också bra att till exempel be oss att utelämna
personnamn, ortnamn eller liknande för att göra textfilen helt anonym.