Etikettarkiv: kundnytta

Arbetet med kund- och personalkontakter

Vi arbetar intensivt för att våra kunder och vår personal alltid ska få snabbast möjliga hjälp med sina ärenden. Vissa ärenden är mer brådskande än andra. När en kollega inte kommer åt den ljudfil som hen ska arbeta med så måste vi snabbt ordna det så att kollegan kan arbeta vidare. Lika så när en ny kund hör av sig och snabbt vill få information från oss innan de bestämmer sig för om de ska anlita oss eller inte.

Oskar, Annie och Secilia
Oskar, Annie och Secilia ser till att du alltid får svar.

Utöver att hantera den dagliga kontakten med kunder och anställda så arbetar vi med mycket annat. Dels transkriberar vi, men vi gör också mycket utvecklingsarbete och administration. På kontorstid är det alltid minst en av oss som är schemalagd med att hantera mailen och telefonen. Vi arbetar hela tiden i samma mailkorg vilket gör att det är enkelt för oss att se vad de andra har gjort, och fortsätta en kundkontakt där någon annan har avslutat. Telefonnumret är vidarekopplat till den av oss som är schemalagd för stunden så du behöver bara hålla koll på ett telefonnummer.

Kvällar och helger

Det har visat sig att både kunder och kollegor gärna kommunicerar med oss på helger och kvällar. Alla har olika dygnsrytm och vi försöker vara tillgängliga för alla. Även om vi normalt jobbar under kontorstid så är det vanligt att vi administratörer jobbar lite på kvällarna. Inte minst under den här mörka tiden på året kan det vara skönt att vara lite ledig mitt på dagen när en annan kollega är schemalagd för att bevaka mailen, och istället jobba ikapp på kvällen. Oskar som är företagets VD har telefonnumret de tider som inte Annie och Secilia är schemalagda. Det finns ingen garanti för snabba svar på mail och telefon under kvällar, men i de allra flesta fall hittar vi snabba lösningar.

Vi turas om att bevaka kommunikationen på helgerna. Den som har helgen sitter inte vid datorn hela tiden, men har i uppdrag att kolla av och hantera brådskande ärenden minst en gång per dag. En kund som hör av sig på en lördag för att ställa lite frågor behöver inte vänta till måndag utan kan komma igång och börja ladda upp sina filer redan samma dag. Mindre brådskande ärenden kan vi spara till nästa vardag. Den som har hand om helgen har telefonen kopplad till sin mobil under helgen.

Oavsett när du vill kontakta transkribering.nu så använder du alltid e-postadressen info@transkribering.nu eller telefonnumret 08-68 42 87 97.

/Oskar Jalkevik

Vi transkriberade 2 200 ljudtimmar förra året

2195 timmar och 43 minuter. Det är väldigt mycket ljudfiler, väldigt mycket. De flesta av våra kunder är forskare som använder intervju som metod i sin forskning, men det är också företag som behöver hjälp att dokumentera interna utvecklingsprocesser, podar eller videobloggare som vill komplettera med ytterligare en kommunikationskanal, eller parterna i en rättegång som vill transkribera förhör eller ljudinspelningar som används som bevis.

Vi är oerhört glada att ha kommit upp i dessa stora volymer. Det ger oss resurser till att fortsätta utveckla arbetet för oss själva och för våra kunder.

2195 timmar och 43 minuter, det är 131 743 minuter som vi ordagrant har skrivit ner och skickat till våra kunder! Undrar hur många timmar vi kan komma i under 2017?

/Oskar Jalkevik

Vi satsar över 100 000 kr på förbättrat IT-stöd

Minns du hur Hotmail såg ut 2001? Om du jämför med idag så känns det de gamla webbmailerna förvisso fungerande, men inte särskilt smidiga. Sedan 2001 har troligtvis Hotmail lagt miljardbelopp på att förbättra sin tjänst.

På Transkribering.nu använder vi IT-systemet Teamwork, som i grunden är modernt och välfungerande 2016. Men Teamwork har inte riktigt all den funktionalitet vi behöver, under 2016 har vi därför anlitat en konsult som programmerar en tilläggsfunktioner  i Teamwork. Exempelvis kan vi idag låta våra kunder kategorisera filer exempelvis med bråttom vs inte bråttom, och att systemet då ser till att de brådskande filerna blir klara först. Samma funktion kan också se till att engelskspråkig personal jobbar med filer som kategoriserats som engelska. Främst har vi skapat funktioner som underlättar administrationen bakom kulisserna.

Ännu mer smarta funktioner under 2017

Under 2017 har vi skrivit avtal med företaget .jo solutions om att under fortsätta utveckla vårt IT-stöd under hela 2017. Vi bestämmer löpande under året vilka funktioner som ska skapas. Några exempel på funktioner som vi kommer ta fram under våren riktar sig till våra kunder. Det ska bli möjligt, inte bara att se vilka filer du redan laddat upp, utan även hur långa dessa är, hur mycket de kommer kosta samt vilken statusen är på respektive fil. Du kommer alltså kunna logga in och se vilka av dina filer som arbetet är påbörjat med samt vilka som fortfarande ligger i jobbkön.  Nästa steg blir sedan ett helt nytt gränssnitt för att ladda upp filer där du kommer kunna göra mer val än idag, för att få varje transkribering så som du vill ha den. Vi kommer sedan bygga på med fler funktioner i den nya kundportalen. Har du önskemål på hur kundportalen borde vara utformad så får du gärna höra av dig.

Mycket bakom kulisserna

De flesta funktioner är dock sådant som inte kunderna märker av utan sådant som gör vår administration snabbare och effektivare, så att vi snabbare kan skicka dig din faktura. För några månader sedan så skapade vi en funktion som skickar oss en varning ifall en kund laddar upp flera filer med samma namn. Det har hänt att kunden har laddat upp dubbletter och att vi därför transkriberat samma fil två gånger, den risken minimerar vi nu.

Det ska bli väldigt roligt att fortsätta satsa och utveckla våra IT-system under 2017. Det ska vara enkelt och smidigt för våra kunder, våra anställda och företagets administratörer.