Etikettarkiv: säkerhet

Nyhetsbrev: Välj ett transkriberingsföretag som följer GDPR

De senaste veckorna har du troligtvis fått många mejl från olika företag som informerar om sitt arbete med personuppgiftshantering. Nu vill vi informera om vårt arbete. Från och med 25:e maj så jobbar vi enligt nedanstående integritetspolicy.
 
Vi vill även påminna våra kunder, särskilt inom offentliga sektorn eller juridisk verksamhet, om vikten av att välja en leverantör som följer GPDR. Se därför till att välja en leverantör som har en publicerad integritetspolicy på sin hemsida.
 
 
Hjälp med mer än transkribering?

Du vet väl om att vi kan hjälpa dig med andra sysslor än transkribering, även när det är väldigt bråttom? Administration, informationssökning, datainmatning och massor av annat som kan göras vid en dator.
 
Läs mer om virtuella assister här

PS Våra befintliga kunder på transkribering.nu får rabatt! DS

 
Sommartranskribering
Kommer du ha transkribering som du inte har användning av förrän efter sommarsemestern? Våra transkriberare vill gärna jobba över sommaren så vi fixar sommartranskriberingarna åt dig. Och vi svarar på mejl och i telefon som vanligt alla vardagar under sommaren.
 
Glad sommar önskar vi på Transkribering.nu!

________________

Med vänliga hälsningar

Oskar Jalkevik
VD
08-68 42 87 97

Välj en leverantör som följer GDPR

Du har säkert hört talats om GDPR? Den 25:e maj så måste alla inom EU som lagrar personuppgifter följa GDPR, som på svenska heter dataskyddsförordningen. Ett av grundkraven i GDPR är att aktörer som lagrar personuppgifter ska ha ett dokument på sin hemsida där det tydligt beskrivs vilka personuppgifter som lagras, hur de hanteras, och annan information som är relaterad till lagringen av personuppgifter. Detta dokument heter integritetspolicy och ska följa vissa formkrav.

Vi följer dataskyddsförordningen

Under våren har vi ägnat mycket energi åt att se över vår hantering av personuppgifter samt dokumentera detta i vår integritetspolicy. Efter 25:e maj fortsätter vi att bevaka vad som händer i samtalet runt GDPR för att se ifall vi behöver utveckla våra rutiner ytterligare.

Välj en leverantör som följer lagen

Vi förutsätter att inköpare av transkribering kommer välja en leverantör som följer lagen och som har gjort sitt jobb genom att arbeta fram en integritetspolicy. Detta är särskilt viktigt för kunder som tillhör den offentliga sektorn eller som är verksamma inom juridisk verksamhet. Utöver att det alltid är viktigt att uppfylla lagkrav, så innebär det att ni anlitar en leverantör som faktiskt har tänkt till kring personuppgiftsfrågan vilket innebär en trygghet både för er och för de personer som medverkar i era transkriberingar.

Välkomna att anlita oss för transkribering!

Klicka här för att läsa vår integritetspolicy

Ännu bättre IT-säkerhet

Vi jobbar hela tiden för att bli bättre på att värna om säkerheten för våra kunder. I augusti lanserade vi succén Supersäker transkribering. Nu gör vi en lite mindre säkerhetssatsning.

Vi har tydliga rutiner för hur kundernas material ska hanteras och hur våra kollegor ska arbeta med sekretess. Alla är bundna av ett sekretessavtal som gäller alla våra kunder.  Vi arbetar ju dock på distans så vi har inte möjlighet att sitta och kika bakom axeln på våra medarbetare. Det är väldigt vanligt i språkbranschen att arbetet sker på distans och att varje medarbetares egna ansvar är stort. Vi vill dock ta ansvar även när arbetet sker på distans.

Vi monterar inte upp kameror hos medarbetarna, det vore oetiskt. Istället har alla kollegor fått i uppgift att ta några skärmdumpar på sin dator som visar på att de följer våra rutiner för säkerhet och sekretess. Visst, den som vill kan absolut fuska sig igenom. Men vi vill säkerställa att alla har uppfattat våra rutiner på ett korrekt sätt.

Säker inloggning

En enkel åtgärd är att vi inte låter webbläsaren spara lösenordet till vår webbportal. Ifall datorn kommer på vift så ska inte vem som helst kunna logga in. Vi har även som rutin att radera alla kundens filer så fort vi är färdiga med dem. Genom att be att skicka en skärmdump på inloggningssidan till webbportalen, på mappen hämtade filer samt papperskorgen, så säkerställer vi att ingen har missat rutinen och av misstag sparar kundens filer eller av låter webbläsaren spara lösenordet.

Vi fortsätter att utveckla vårt arbete för att våra kunder ska vara så trygga med att lämna sitt material till oss.

Supersäker transkribering

Nyligen uppdagades allvarligt läckage av information från Transportstyrelsen. Vi får mer och mer frågor från kunder som är oroliga för IT-säkerheten. När information finns på internet är det omöjligt att vara hundra procent säker på att ingen datahacker kommer åt den. Företag som Microsoft kan inte heller garantera IT-säkerheten.

Vårt intranät Teamwork.com är ett säkert sätt  att överföra filer över Internet, men för dig som vill vara extra säker så är supersäker transkribering det bästa alternativet.

Så här gör vi din transkribering supersäker

Vi har en supersäker transkriberingstjänst där dina filer aldrig finns på internet. Ni lämnar enkelt in filerna på ett USB-minne till oss i Stockholm, Göteborg, Malmö eller Uppsala. Om ni finns på en annan ort så skickar ni USB-minnet i ett rekommenderat brev. Om arbetet inte utförs av en transkriberare på den ort där ni lämnar in USB-minnet så skickar vi filerna vidare via rekommenderad post till den som ska göra jobbet. Filerna laddas aldrig upp på internet och transporteras endast inom Sverige med rekommenderad post. Breven lämnas endast ut till den som med legitimation kan visa att den har rätt att hämta ut breven.

Hur går det till?

När du har registrerat dig som kund så kryssar du i rutan “supersäker transkribering”så hör vi av oss och kommer överens med dig om allt det praktiska. Är du befintlig kund så skickar du bara ett mejl.

Kostnaden är 200 kr per USB-minne som du lämnar in. Om vi inte kan mötas upp så betalar du för frakten till oss, vi betalar sedan för returfrakten till dig när vi är färdiga.

Supersäker transkribering tar normalt lite längre tid än vanlig transkribering.

Transkribering och IT-säkerhet

Helt säker kan man faktiskt aldrig vara. Det händer då och då att information från stora och känsliga IT-system hamnar i orätta händer. Vi gör allt vi kan för att hantera dina transkriberingar på säkrast möjliga sätt.

Säkerhetsrisker

Vad händer ifall du har din e-post synkroniserad i din mobiltelefon, du glömmer mobiltelefonen någonstans och saknar skärmlås på telefonen? Oavsett hur säker mail-server du använder så riskerar du att informationen i din e-post hamnar i orätta händer. I din e-post kanske det finns inloggningsuppgifter till andra system som du använder?

När du skriver ut hemliga dokument på en skrivare du delar med andra så kanske någon annan hinner före dig till skrivaren och ser dina hemliga dokument? Eller så lämnar du dokumenten på ditt skrivbord när du går hem för dagen? Då kan någon annan gå dit och läsa handlingarna.

Du eller någon av dina kollegor kanske vill imponera på kompisar genom att ibland berätta lite för mycket om vad ni gör på jobbet? Har man sagt A så får man säga B, och plötsligt har du berättat om saker som faktiskt skulle vara hemliga.

Exempel på hur informationen i våra transkriberingar hanteras säkert
  • Överföringen av transkriberingarna sker genom ett SSL-krypterat ärendehanteringssystem vars servrar finns på en hemlig plats i världen.
  • När våra kompisar frågar vad det är för material vi skriver ner och för vilka kunder vi jobbar så berättar vi aldrig vilka kunderna är eller vilka ämnen vi transkriberar.
  • Vi raderar både ljudfil och textfil när vi är klara med dem. Vi raderar dem både från våra datorer och från vårt ärendehanteringssystem.
  • Vi låter inte våra webbläsare spara inloggningsuppgifter till vårt ärendehanteringssystem.
  • Om någon medarbetare har gjort en transkribering av ett jobbigt ämne så erbjuds de möjlighet att prata om det med sin chef, för att på så sätt bli av med behovet av att prata om det med någon annan.
  • Endast de som jobbar med en transkribering kan ta del av den.
  • Alla medarbetare påminns regelbundet om säkerhetsrutinerna för transkribering genom vårt ärendehanteringssystem.
  • Vi har en låg personalomsättning vilket ökar möjligheten att ha kontroll.

Det ska vara tryggt att vara kund hos oss!

/Oskar Jalkevik