Etikettarkiv: Sekretess

Vi fortsätter jobba enligt GDPR

Minns ni för ett år sen när vi på någon vecka fick ungefär 100 mejl från företag och organisationer som informerade om hur de behandlar personuppgifter? Sen dök det upp massor av kryssrutor där vi skulle acceptera hur företag och organisationer behandlar våra personuppgifter. Vi fortsätter att klicka i dessa klickrutor när vi handlar på nätet eller registrerar oss på andra sidor. Vi på Transkribering.nu gjorde precis som alla andra gjorde för ett år sen.

Vi har fortsatt fokus på säkerhet och skyddande av personuppgifter

Att under förra våren upprätta en integritetspolicy var inte bara en papperstiger för oss. Vi har fortsatt att arbeta aktivt med att skydda personuppgifter. Just nu jobbar vi exempelvis med att radera de kunder som inte har varit aktiva som kunder på över två år. Det är en rutin som vi hade redan innan GDPR infördes. Vi ska bara lagra personuppgifter om vi har ett syfte med det. Det finns ingen anledning för oss att lagra personuppgifter om någon som inte längre är aktiv kund hos oss. Om vederbörande vill bli kund igen så är det förstås bara att vi registrerar dennes uppgifter igen.

Det material som vi transkriberar innehåller nästan alltid personuppgifter. Vi behöver lagra ljudfiler och textfiler hos oss medan vi arbetar med dem, men det finns ingen anledning för oss att lagra dessa filer när uppdraget är slutfört. Vi uppmanar därför hela tiden våra kunder att så fort som möjligt ladda ner filerna, så att inte vi har kvar filer liggandes hos oss i onödan.

Detta är bara två exempel på saker som vi gör regelbundet. Vi fortsätter hela tiden att utveckla vårt arbete med att skydda personuppgifter som lagras hos oss.

Hilda skriver om vårt sekretessarbete

För oss på Transkribering.nu är kundens sekretess alltid mycket viktig. Vi har tydliga rutiner för hur vi handskas med de ljud- och textfiler vi arbetar med. Vi tillser alltid att den information som finns i ljudfilerna vi tar emot inte på något sätt blir tillgänglig för någon annan än den person (ibland personer) hos oss som arbetar med materialet.

Inga filer via e-post

För mig som anställd innebär rutinerna att jag enbart tar emot och laddar upp filer i vårt interna system Teamwork. I förekommande fall tar jag också emot filer på USB. Jag skickar aldrig några filer via e-post.

Allt raderas

Den ljudfil som jag ska arbeta med laddar jag ner till min dator och den finns där under tiden jag arbetar med transkriberingen. Så fort en transkribering är klar och textfilen är skickad till kunden raderar jag alla filer från min dator.

Diskretion

Transkribering.nu är en distansarbetsplats och jag som anställd är fri att välja var jag vill sitta och jobba. Jag är dock bunden till regeln om att aldrig placera mig på en plats eller på ett sätt så att någon annan än jag själv kan ta del av informationen i ljud- eller textfilerna. Denna restriktion gäller naturligtvis även gentemot familjemedlemmar om jag väljer att arbeta hemifrån.

En viktig och ibland klurig del av diskretionen och sekretessen i arbetet är att inte prata med andra utanför företaget om innehållet i ljudfilerna. Det är självklart för oss att aldrig nämna namn eller specifik information från intervjuerna. Men mycket av informationen och innehållet är dock inte specifik på det sättet utan allmän fakta, men kan ändå vara så pass speciell att det kan verka anmärkningsvärt att någon utanför branschen känner till det. Det handlar om fakta som hamnar utanför det som kan tänkas tillhöra allmänbildning. För mig som privatperson blir det då svårt att prata om eller beskriva ämnet utan att berätta hur jag tillskansat mig informationen. I samtal med vänner och bekanta gäller det därför för oss på Transkribering.nu att använda vårt goda omdöme och skilja på sådant som är okej att prata om i allmänna termer, och annat som en helt enkelt måste låta bli att berätta eller nämna.

Ytterligare åtgärder

Utöver våra generella rutiner kan du som kund alltid be om ytterligare åtgärder för att öka sekretessen. Om du helt vill undvika att ladda upp och ladda ner filer i vårt interna system kan vi istället ta emot och överlämna dem på USB. Det går också bra att till exempel be oss att utelämna personnamn, ortnamn eller liknande för att göra textfilen helt anonym.