Etikettarkiv: transkribering

Går det att få snabbare än en vecka?

Då och då hör kunder av sig och frågar om en extra snabb transkribering. En gång ringde en kund mitt på dagen på en söndag och önskade en transkribering färdig till måndag morgon vilket vi faktiskt lyckades lösa.

I de allra flesta fall går det att få sina transkriberingar klara snabbare än en vecka genom att helt enkelt “köpa sig före i kön”, alltså att betala lite extra mot att vi prioriterar dina transkriberingar. Lite beror förstås på hur mycket jobb vi har i övrigt den aktuella perioden.

Underlätta för oss

Några bra saker att tänka på när du vill fråga om en snabb leverans:

  • När kan du skicka ljudfilerna till oss, när på dagen?
  • Vilken dag och tid behöver du ha transkriberingen färdig?
  • Är du okej med en aningen mer slarvig transkribering för att vinna tid?
  • Hur mycket pengar är det värt för dig att få transkriberingen levererad tillräckligt snabb?

I de allra flesta fall lyckas vi lösa våra kunder behov av snabb transkribering. Hör gärna av dig så lovar vi att göra vad vi kan!

/Oskar Jalkevik

Gratis transkriberingsutbildning för studenter

Ska dina studenter skriva uppsats under den här terminen? Många uppsatser inom samhällsvetenskap och humaniora innefattar intervjuer, som ofta ska transkriberas. Med några enkla tips så kan arbetet med transkribering både gå snabbare och tillföra mera för uppsatsen.

Vi besöker gärna högskolor, universitet, eller andra sammanhang där några vill lära sig grunderna i transkribering. Vi har en 45 minuter lång presentation där vi utbildar i själva hantverket att transkribera, ger tips på gratis verktyg som de kan använda samt visar hur dessa verktyg används. Dessutom pratar vi om vad studenten behöver tänka på inför sin intervju och sin transkribering.

Vad krävs för en transkriberingsutbildning?

Det behöver vara minst 10 deltagare på utbildningen. Kanske kan ni samla studenter från flera olika utbildningsprogram? Ni står för lokal. Vår utbildare utgår från Stockholm. Vi kan förstås även komma till Uppsala och andra delar av Mälardalsregionen också. Om ni samlar en större grupp studenter så kan vi även hålla utbildningar i andra delar av landet.

/Oskar Jalkevik

Att rekrytera transkriberare

Det är många som vill jobba med transkribering. Varje vecka får jag mail från personer som vill ha anställning hos oss. Det är allt från väldigt kvalificerade till väldigt okvalificerade personer. Jag ger alltid ett personligt svar till dessa personer och sparar deras mail.

Några gånger per år kommer vi till ett läge där vi inte hinner leverera alla transkriberingar som våra kunder efterfrågar. Då gäller det att nyanställa. Det är en snabb process som aldrig tar mer än 24 timmar. Tillsammans med en, eller ibland två, av mina anställda gör jag ungefär såhär:

  1. Går igenom listan över dem som har mailat senaste månaderna och väljer ut några stycken som är intressanta att gå vidare med.
  2. Jag ringer upp dessa personer och har ett telefonsamtal där både jag och personen i fråga får möjlighet att känna efter ifall det är ett jobb som passar för personen. Ofta vill jag ha någon som kan börja transkribera med kort varsel, vilket ibland blir ett hinder.
  3. Nästa steg i processen är att genomföra en provtranskribering. Alla ska transkribera samma ljudfil på cirka fem minuter. Transkriberingen bedöms sedan av någon av de anställda, som inte har pratat i telefon med personen. På så sätt riskerar vi inte att kvalitetsbedömningen färgas av det personliga samtalet.
  4. Jag och den som har hjälpt mig med transkriberingen går igenom provtranskriberingarna samt den information som vi har fått fram under telefonsamtalen. Detta väger vi samman och bestämmer en, eller ibland två, personer som blir anställda.
Introduktion av nyanställda

När vi väl har valt vem vi anställer så ordnar vi snabbt så att personen får en introduktion i vårt datorsystem, våra skrivregler och våra rutiner. Den nyanställda får lite arbetsutrustning. Om det är någon som bor i eller nära Stockholm, eller som har vägarna förbi, så ser jag till att träffa personen för att vi ska få ett ansikte på varandra. Under början av anställningen lägger jag, och andra kollegor, extra vikt på att hjälpa den nya personen in i arbetet med transkribering hos oss.

/Oskar Jalkevik

Telefonsvararmeddelanden som text och ljud

Vi erbjuder dig att få dina telefonsvararmeddelanden nerskrivna och mailade. Sitter du ibland på möte där du får missade samtal och saknar möjlighet att lyssna av meddelandet utan att störa mötet?

Har ditt företag en telefonsvarare där det talas in meddelanden regelbundet och ni önskar få dessa sammanställda i en textfil varje dag?

Vi hjälper dig

Kontakt oss så berättar vi mer om hur tjänsten fungerar och vi ger er prisförslag baserat på ert behov av transkriberade telefonsvararmeddelanden.

/Oskar Jalkevik

Låna en modern diktafon – gratis

Vi erbjuder alla våra kunder att kostnadsfritt låna en diktafon för att genomföra de inspelningar som vi ska transkribera. Nu slipper våra kunder själva hitta en bra lösning för sin inspelning. När inspelningen görs med en bra diktafon så blir den enklare för oss att transkribera. Då kan vi leverera en bättre transkription. Ska du göra telefonintervjuer? Vi har även utrustning för att spela in telefonsamtal med bra ljudkvalitet.

Våra kunder i Stockholm, Göteborg, Malmö, Uppsala och Köpenhamn kan hämta och lämna diktafonen kostnadsfritt hos oss. Kunder i övriga landet får diktafonen skickad till sig och betalar själv för returfrakten.

Olympus diktafoner för intervjuer att transkribera
Diktafoner för transkribering
Diktafoner av modell Olympus DM-650

Vi har tio stycken Olympus DM-650. Med tre stycken inbyggda mikrofoner och smarta funktioner (exempelvis Low-Cut filter, Noise Cancel och Voice Filter) så ger den ett verklighetstroget ljud av mycket hög kvalité, även vid lite större gruppintervjuer. Du kan justera diktafonens inställningar för att passa till just din inspelningssituation. Ett samtal i ett grupprum kräver andra inställningar än en aulaföreläsning. Diktafonen har ett minne på 4 GB vilket räcker gott och väl i de allra flesta situationer. Om det inte skulle räcka så finns det plats för ett Micro-SD minneskort.

Förstås tar vi gärna emot kunder som har egen inspelningsutrustning också!

/Oskar Jalkevik

Sommartranskribering

Många av dem som jobbar med transkribering hos oss är studenter. Eftersom att de flesta har studieuppehåll på sommaren så vill flera av de anställda ha sommarjobb. Det tråkiga med ett vanligt sommarjobb är att behöva jobba när det är fint väder eller att man riskerar att missa någon rolig festival som man vill åka på under sommaren.

Under maj och juni ställde vi frågan till några av våra kunder ifall vi kan få leverera deras material i slutet av sommaren mot ett lite lägre pris. För många kunder passar det bra, så länge vi är klara lagom tills kunden är tillbaka från sin semester. På så sätt klarade vi den höga efterfrågan som vi ofta har i slutet av terminerna.

Skönt med flexibelt sommarjobb

Att ha sju veckor på sig att transkribera en större mängd intervjuer gör att var och en kan planera sin sommar som den vill. Att sitta inne och transkribera när det regnar och vara ute och njuta av vädret när det är fint ute. Och framför allt kunna åka på sina önskade semesterresor utan att behöva begära ledigt eller byta arbetspass med sina kollegor.

/Oskar Jalkevik

Smarta sätt att skriva rätt ord

Just nu jobbar vi med en stor kund. Nästan alla våra resurser går till den kunden, men vi har också lyckats klämma in några andra kunder. Kunden i fråga är verksam inom en bransch med många (och långa) facktermer som är obekanta för oss. Hur ska vi då kunna leverera transkriptioner på ett effektivt sätt?

Tips och trix

För våra större projekt skapar vi en gemensam ordlista. När jag ramlar över ett ord som jag inte är säker på så letar jag efter det i vår ordlista. Om det inte finns där där så Googlar vi fram ordet och lägger in det under rätt kategori i ordlistan.

Med hjälp av sammanhanget och en gissning av vad som sägs så går det nästan alltid Googla fram namn, orter, förkortningar eller facktermer som är okända för dig. Genom att vi samlar orden tillsammans så sparar vi tid åt varandra och kan leverera bättre transkriberingar med högre effektivitet.

Funktioner i ordbehandlaren

Vissa facktermer är återkommande. I LibreOffice finns en automatisk funktion som hjälper till att skriva ut vanligt förekommande ord i ditt dokument. I Microsoft Word lägger vi själva in de vanliga facktermer som förekommer i kundens transkriptioner. Tänk dig att hela tiden kunna skriva gi istället för gruppintervjuer, ifall du jobbar med en stor mängd inspelat material där ordet gruppintervjuer förekommer ofta. Det spar tid, och det spar på fingrarna att skriva rätt.

/Oskar Jalkevik

Skriva ner en sång från YouTube

Imorgon firar en god vän till mig sin 30 års dag. En av sångerna till festens sånghäfte fanns inte nedskriven. Jag tog på mig att ordna det!

Sången var bara tre minuter lång så jag valde att skriva direkt från YouTube istället för att ladda ner den och läsa in i Expess Scribe, det program som vi normalt använder för transkribering. Jag öppnade YouTube på en skärm och Word på den andra.

Hur jag transkriberade sången

Första gången som jag lyssnade igenom sången så hann jag inte skriva ner allting. Det märks att jag är van vid att kunna stoppa, spola tillbaka och justera hastigheten när jag transkriberar. Andra gången spolade jag till de svåraste avsnitten där sången var lite snabbare. Innan jag gjorde en sista genomgång så korrigerade jag de stavfel som kom av bara farten när jag transkriberade  så snabbt jag kunde, men ändå inte hann skriva ner allting.

Till sist lyssnade jag igenom en sista gång och fyllde i på de fåtal ställen där det fattades lite text.

Imorgon är det fest!

/Oskar Jalkevik

Transkribering med pedal

När du använder en symaskin så trycker du ner foten på en pedal för att maskinen ska köra. Under tiden kan du använda båda händerna till att styra tyget och trycka på symaskinens knappar. När du vill att maskinen ska stanna så släpper du bara upp foten.

Vi använder denna transkriberingspedal från Olympus.
Vi använder den här pedalen från Olympus när vi transkriberar.

Det är lika enkelt att transkribera. Istället för att flytta händerna på tangentbordet för att ta paus, spola tillbaka eller ändra hastighet så använder vi oss av transkriberingspedaler med tre knappar. Det sparar dyrbar tid och minskar slitaget på våra händer när vi skriver ner allt som sägs i en intervju. Var och en väljer själv sina inställningar för pedalen.

Inställningar för transkriberingspedalen

Dessa inställningar har jag för min pedal:

  • Vänstra knappen snabbspolar framåt medan jag hör vart i ljudfilen jag är.
  • Mittenknappen spolar tillbaka ljudfilen 5 sekunder, perfekt när jag inte hinner med att transkribera eller inte hörde vad som sades.
  • Högra knappen startar och stoppar uppspelningen.

Ett annat sätt att programmera pedalen är precis som med en symaskin, när en knapp hålls ner så spelas ljudet upp och när du släpper pedalen så pausar uppspelningen.

/Oskar Jalkevik

Transkribering och IT-säkerhet

Helt säker kan man faktiskt aldrig vara. Det händer då och då att information från stora och känsliga IT-system hamnar i orätta händer. Vi gör allt vi kan för att hantera dina transkriberingar på säkrast möjliga sätt.

Säkerhetsrisker

Vad händer ifall du har din e-post synkroniserad i din mobiltelefon, du glömmer mobiltelefonen någonstans och saknar skärmlås på telefonen? Oavsett hur säker mail-server du använder så riskerar du att informationen i din e-post hamnar i orätta händer. I din e-post kanske det finns inloggningsuppgifter till andra system som du använder?

När du skriver ut hemliga dokument på en skrivare du delar med andra så kanske någon annan hinner före dig till skrivaren och ser dina hemliga dokument? Eller så lämnar du dokumenten på ditt skrivbord när du går hem för dagen? Då kan någon annan gå dit och läsa handlingarna.

Du eller någon av dina kollegor kanske vill imponera på kompisar genom att ibland berätta lite för mycket om vad ni gör på jobbet? Har man sagt A så får man säga B, och plötsligt har du berättat om saker som faktiskt skulle vara hemliga.

Exempel på hur informationen i våra transkriberingar hanteras säkert
  • Överföringen av transkriberingarna sker genom ett SSL-krypterat ärendehanteringssystem vars servrar finns på en hemlig plats i världen.
  • När våra kompisar frågar vad det är för material vi skriver ner och för vilka kunder vi jobbar så berättar vi aldrig vilka kunderna är eller vilka ämnen vi transkriberar.
  • Vi raderar både ljudfil och textfil när vi är klara med dem. Vi raderar dem både från våra datorer och från vårt ärendehanteringssystem.
  • Vi låter inte våra webbläsare spara inloggningsuppgifter till vårt ärendehanteringssystem.
  • Om någon medarbetare har gjort en transkribering av ett jobbigt ämne så erbjuds de möjlighet att prata om det med sin chef, för att på så sätt bli av med behovet av att prata om det med någon annan.
  • Endast de som jobbar med en transkribering kan ta del av den.
  • Alla medarbetare påminns regelbundet om säkerhetsrutinerna för transkribering genom vårt ärendehanteringssystem.
  • Vi har en låg personalomsättning vilket ökar möjligheten att ha kontroll.

Det ska vara tryggt att vara kund hos oss!

/Oskar Jalkevik

Transkriberingstips – gör det själv

Transkribering kan vara tidsödande och tar värdefulla resurser som kan användas till annat, även om det i längden sparar tid. För den oerfarne kan transkribering vara tröttsamt och det är lätt att missa detaljer. Om du själv vill skriva ner det som sägs så finns det ett antal saker som är värda att tänka på, som gör det mycket lättare.

Transkriberingstips
  • Investera i ett bra tangentbord och ett par bra hörlurar. Det lönar sig.
  • Skaffa exempelvis programmet Express Scribe som är en kombinerad mediaspelare och ordbehandlare. Då slipper du alt-tabba mellan Word och Media player. I programmet kan du ställa in funktionstangenterna för att exempelvis göra paus, spola tillbaka några sekunder eller ändra uppspelningshastigheten.
  • Du kan ha Express Scribe i bakgrunden medan du skriver direkt i Word. Funktionstangenterna fungerar samtidigt som du kan använda Words funktioner för stavningskontroll och förkortningar.
  • Testa den kostnadsfria webbapplikationen www.otranscribe.com, en gratis webbapplikation som innehåller smarta funktion för smidig transkribering.
  • Testa dig fram vilken uppspelningshastighet som passar bäst för dig när du transkriberar.
  • Ord som är svåra att höra bör du lyssna på i normal hastighet. Om du fortfarande inte hör så Googla på det du tror dig höra.
  • Utveckla ett system med förkortningar. Det är enklare att skriva tkm istället för “totalkonsumtionsmodellen” om det ordet förekommer ofta i din  intervju.
  • När du är klar så lyssna igenom en gång till på normal hastighet för att dubbelkolla att du har skrivit ner allting rätt.
Vi hjälper dig med din transkription

Om du inte tror att du kommer hinna med att transkribera själv så är du förstås välkommen att kontakta oss! Om du inte vill transkribera själv och tycker att våra tjänster är för dyra så kan du istället testa att anlita exempelvis Transkribera Mera som har ett lägre pris.

Lycka till!

/Oskar Jalkevik

Transkribera mycket och snabbt

Transkribering är en bransch där produktionen går mycket upp och ner. Dels finns det en säsongsvariation. Vissa delar av året är det alltid ett betydligt högre tryck. Men det kan också vara korta perioder där enskilda kunder har större behov av transkribering.

För några dagar sedan blev jag kontaktad av en kund som var i behov av att få ett mycket stort material transkriberat på kort tid. Det skulle ta dem för mycket tid att själva dela upp arbetet på flera företaget, de behövde en totalentreprenad på transkription. Efter några korta klick på miniräknaren svarade jag ja. Hittills har vi aldrig behövt säga nej till en kund, det är viktigt för mig.

Vi löste deras transkription

Exakt hur jag löste detta avstår jag från att skriva här på grund av konkurrensskäl. Men jag kan alla fall nämna att jag omedelbart tog ledigt från mina andra jobb och uppdrag under den perioden för att själv kunna ägna mig fullt ut åt transkription. Dels för att själv transkribera, men också för att ha tid att göra den administration som uppstår när stora material ska transkriberas av flera personer på kort tid. Att jag har en god relation med alla anställda och att vi är ett team har varit avgörande, samt att vi har ett väldigt bra intranät där det är enkelt att flytta, ändra och dela på uppgifter.

/Oskar Jalkevik