Nytt fakturasystem

I ett litet företag är det enkelt att göra större delen av fakturahanteringen manuellt. Så sent som för två år sedan gjorde vi våra fakturor i Excel. För varje avslutad kund så tog vi upp vår Excel mall och fyllde i alla nödvändiga uppgifter. Om kunden exempelvis hade köpt transkribering på både svenska och engelska så skapade vi två rader i Excel filen som med en formell räknade ut summan. Vi sparade alla fakturor i en särskild mapp på intranätet och skickade dem sedan som bifogad fil i ett mejl eller skrev ut dem och la i ett kuvert som vi satte klistermärke på.

Faktureringsstöd online

Under drygt ett år använde vi systemet HejFaktura för att skicka våra fakturor. Systemet skickade iväg fakturorna, höll ordning på dem och hade bra system för att sortera upp alla kunder. Vi var dock tvungna att manuellt mata in all information i systemet. Om en kund hade 12,4 timmar transkribering på svenska och 9,7 timmar på engelska, så var vi tvungna att manuellt föra över den informationen från intranätet till HejFaktura. Om kunden dessutom hade fått ett annat pris än normalpriset så behövde vi hålla koll på att mata in rätt pris i HejFaktura. Detta har i stort fungerat bra, men eftersom vi hela tiden vill bli större så måste vår fakturahantering automatiseras ännu mera. Dels för att spara tid, men också för att det ska bli så rätt som möjligt.

Helt automatisk fakturahantering

I samarbete med företaget .jo solutions har vi utvecklat en koppling mellan vårt intranät, Teamwork, och vårt nya fakturasystem Billogram. Genom att all information är korrekt inmatad på vårt intranät så kommer den direkt in på fakturan utan att vi manuellt behöver räkna på hur mycket tid som var olika typer av tjänster eller ha särskilda minnesanteckningar om eventuella rabatter och dylikt. Systemet är till och med så smart så att kunden själv kan välja sitt pris. Nej, inte så att kunden får välja priset helt själv, men när kunden laddar upp sina filer kan den ange vilket språk filen är på. Anger de engelska så kommer filen hamna hos en transkriberare som kan skriva på engelska och på fakturan kommer filen automatiskt räknas på priset för engelska. Detta utan att vi behöver göra någonting så blir det rätt pris på fakturan.

Den som genomför transkriberingen lägger på andra element som påverkar priset, exempelvis genom att kryssa i hur många personer som medverkar i varje ljudfil. Tilläggen för gruppintervjuer läggs då in automatiskt på fakturan. Förutom behövde företagets administratörer manuellt hantera varje gång det var mer än två medverkande i en ljudfil.

Vi blir aldrig färdiga. Detta är bara ett av många steg för att underlätta för oss själva, våra anställda och våra kunder, i ett snabbt växande företag.